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案例詳情

項目背景

上海紐貝滋是國內嬰幼兒配方奶粉行業的知名品牌,隨著上海紐貝滋集團銷售業務逐步擴展到全國,形成了東、南、西、北4個銷售大區。公司費用支付量不斷增長,原有的費用報銷支付因沒有專門的信息化系統支撐,只能采用員工線下填寫紙質單據、領導手工簽字審批、財務人員逐條線下支付、手工入賬的模式,原有的預算也只是事后通過憑證費用來分析。當前模式工作效率非常低下、出錯率高、費用無法得到有效的預算管控、管理成本不斷增加,已經無法滿足紐貝滋的業務發展需求。

因此,需要整體上對費用預算和報銷進行梳理和規劃,用信息系統進行落地、固化和持續改進。實現公司全業務標準化、規范化、費用事前預算、事中控制、事后分析,降低費用管控過程中的總體成本,提高企業資金使用合理性和效率,提升全員的滿意度。

 

項目方案

為支撐上海紐貝滋集團業務擴展,加強對財務信息化建設,整個財務共享項目分為預算管控、電子報賬、銀企直聯、合同管理、手機釘釘報賬五部分內容,功能架構如下:
圖1 - 功能架構

1、電子報賬系統

用員工報賬角度:報賬模塊根據企業業務需要,采用財務共享產品+定制開發的形式,呈現符合實際需要的報賬單模板,例如員工差旅報銷、借款、還款、日常費用、采購付款、供應商付款、費用預提、費用攤銷等。

從員工應用角度:快速進入工作非常重要,因此設置快捷處理方式,例如報賬單起草、審批、待辦,常用信息快速查詢等。

從財務管理角度:幫助財務迅速審核報賬工作;幫助財務和管理層統計分析各類信息,通過各類報表展現;幫助財務清晰查詢并控制預算。

從系統角度:必要的參數配置,使得系統越來越順暢,例如流程配置、主數據設置。

系統接口:根據紐貝滋集團信息現狀,同時考慮財務業務需求,外圍接口包括OA、金蝶K3。

2、預算系統

支持費用預算模板化導入、支持費用預算調整、費用預算和報賬單據相互關聯控制、預算報表分析。

當提交事前申請單時預算系統自動根據業務類型凍結預算,業務發生前即控制申請的費用不超過當月預算金額;當單據撤銷和被駁回時預算系統自動釋放已凍結的預算,以便經辦人修正申請金額再次提交;當報賬單審批結束時,預算系統自動執行預算。通過預算報表可以實時查詢預算使用情況并分析。

3、資金支付

通過與報賬系統對接,系統自動將審批通過的支付單據推送到資金平臺,出納在資金平臺進行資金審核并提交財務經理審批,然后通過銀企直連接口,發送付款信息到各商業銀行,實時獲取支付結果,并反饋給報賬系統。同時實現實時賬戶余額、交易明細查詢和銀企對賬功能。

4、合同管理

支持付款合同、銷售合同等合同的新增、更變的審批,審批通過后,形成合同電子檔案,便于實時調閱和管理;支持銷售合同的銷售返利批量計算,通過與ERP訂單管理系統對接,實現銷售返利的費用管控。

5、釘釘報賬

移動端通過與釘釘集成,實現手機端移動填單和審批,支持Android和IOS手機操作系統。

 

項目成效

財務共享系統的成功實施支撐了上海紐貝滋集團業務擴展,加強了對財務信息化建設,主要體現在:
  • 報賬電子化以后,實現業務審批、核算處理的標準化、規范化、全流程可視化。
  • 電子報賬,大大提高財務人員的工作效率,大幅提高內部員工對財務工作的認可度和滿意度。
  • 電子報賬,實時形成報表數據,不僅方便用戶隨時查閱單據信息及審批記錄,而且便于財務實時進行財務經營分析。
  • 銀企系統實時查詢賬戶資金狀況、有效追蹤支付記錄,同時避免了手工錄入或余額不足導致的支付失敗。
  • 將財務人員從以往繁雜而不增值的工作中脫離出來,更專注財務管理和分析工作,提升財務管理。
  • 通過移動釘釘報賬,員工可以隨時隨地填單報賬單據,領導出差異地也可以實時處理待審批單據,加速了審批效率,提高了員工滿意度。
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