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案例詳情

項目背景

湖南惠農科技有限公司(以下簡稱:惠農科技)是一家集計算機軟硬件研發、電子信息技術服務為一體,以發展中國農村移動電子商務為主營業務的創新型高科技企業。

隨著業務的快速發展,惠農科技的企業規模迅速壯大,在企業不斷變革和創新的過程中,企業業務模式也變得越來越復雜,企業對管理的規范化、精細化要求越來越高。而企業內部管理的信息化建設已經無法滿足企業的發展需求,特別是財務管理大多都通過人工的方式進行管理,在流程規范化、信息集中化、信息共享化方面遇到很多的挑戰,企業面臨著提高市場競爭力,降低運營成本,加速資金周轉,加強財務監管力度,追求現代企業財務管理的高標準、高質量和高效率等多方面的嚴峻挑戰。

為提高企業的競爭能力、提高企業的運作效率、提升企業形象、降低企業的運營成本;為使得財務核算規范統一,提升財務管理水平,需加快企業內部管理的信息化建設,特別是財務業務方面的信息化建設。

財務管理方面面臨著如下迫切需要解決的問題:
  • 員工報賬時間漫長。傳統模式下員工為報賬需多次找領導進行簽字,并直接到財務進行報賬,占用員工大量有效工作時間。
  • 單據審批占用領導大量時間。領導的工作安排常常被審批簽字而打擾,異地更要利用傳真跟蹤審批。
  • 資金管理分散。各分支機構均開立銀行賬號,沉淀了大量流動資金。同時資金支付受審批流程和銀行處理速度的雙重制約,嚴重滯后于業務發生。大量的銀行對賬工作,財務人員工作負荷大,且出錯率高。
  • 內部控制滯后。月底匯總會計報表方式無法實現對各地分支機構經濟業務的實時監控和集中管理,資金流量和流向信息的遲滯傳遞很難滿足內部控制。
圖 2?業務難題

為能更好地實現信息化目標,從2013年3月起,惠農科技啟動了實施財務共享,先后實施了網上報賬和銀企互聯,通過建設網上報賬系統,為員工報賬提供了一站式的自主服務平臺,審批流程規范化,標準化;通過建設銀企互聯系統,實現資金賬戶數據實時獲取,實現及時、全面、準確的對公司所有賬戶的資金變動情況進行有效監控,并實現銀企自動對賬。

 

項目方案

  • 總體規劃,分步實施。網上報賬是財務共享的核心應用,根據惠農科技組織跨區域的特點,首先實施網上報賬,對公司內常用的報賬業務進行調研,共對六類業務報賬進行信息化,同步使用先進的工作流引擎,滿足個性化的報賬審批需求;銀企互聯系統在網上報賬試運行后開始實施,對報賬結果進行支付操作,對大額支出可進行審批,實現銀企自動對賬。
  • 實現與現有IT系統的接口,包括實現與HR、合同管理系統、企業門戶、郵件系統的接口,實現人員賬戶信息自動同步,客戶和供應商信息自動同步,合同付款信息自動同步,待辦待閱信息同步到門戶。真正實現系統間的信息共享。
圖 2?功能架構

 

項目成效

  • 報賬單據的規范化,通過財務信息化系統對報賬單據的內容和格式進行規范,保證財務入賬依據的標準化,業務以后的業務集中奠定基礎。
  • 實現審批流程的電子化,通過報賬單和相應附件的電子化流轉,在保證審批質量的同時加快了審批流程,提高財務核算效率。
  • 審批人通過網絡、手機等移動設備辦公,縮短審批周期,提高員工滿意度。
  • 建立統一規范的財務信息系統,基于惠農科技層面財務集中管理的需要,財務信息系統進行規范的建設與數據整合,以實現集中管理的目標。
  • 為資金預算編制、費用控制的決策支持上提供部分數據支撐
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